• Word naar eigen hand zetten

    4 July 2006 00:35 door
    Iedereen heeft zo zijn gewoontes, ook met veel gebruikte Office-toepassingen. Met Word alléén al kan je zowat alles zelf bepalen hoe je het op je scherm wil hebben, waar alles moet worden opgeslagen en nog veel meer. Hier een woordje uitleg over het menu-item Opties onder Extra.

    Alhoewel de standaardinstellingen van Word voor de meeste mensen voldoende zullen zijn, blijven er nog altijd anderen die iets méér van hun tekstdocumenten willen maken. Bovendien willen ze die instellingen ook behouden en het zou geen Microsoft wezen, als dit niet zou kunnen. Om te beginnen gooien we die storende office-assistent er uit. Het is een leuk kereltje, maar erg hinderlijk tijdens het werk. Hulp kan je nog altijd opvragen met de F1-toets. Klik met de rechtermuisknop op de grapjas en kies in het snelmenu “Opties”, haal het vinkje weg bij “De office-assistent gebruiken”, klik OK en weg is het!


    Hier gaan we een kijkje nemen in een menu-item, waar je héél veel kan aanpassen, voor zover het tenminste niet om de lay-out van één document gaat. Het gaat hier dus om een standaard aan te maken, die je voor al je docs wil gebruiken. We gaan op vinkenslag!

    Wat zie je in het menu Extra – Opties.



    Om het overzichtelijk te houden volgen we gewoon de tabs.

    Weergave

    Bovenste sectie

    - met een vinkje voor markeerstift beslis je of gemarkeerde tekst (highlight) zowel in je document wordt weergegeven als mee wordt afgeprint

    - bladwijzer is vooral handig in uitgebreide documenten, om nadien informatie snel te kunnen terugvinden zonder teveel te moeten scrollen. Ze blijven onzichtbaar in je document.

    Hoe plaats je een bladwijzer?
    Klik met de muis op de plaats waar je de bladwijzer wil hebben, kies uit het menu Invoegen – bladwijzer.
    Geef het een herkenbare naam, desnoods met een spilwoord uit de tekst.
    Vink de optie “Verborgen bladwijzers” aan en klik op Toevoegen. Dit herhaal je voor alle volgende bladwijzers, maar met elk hun eigen naam.

    Wil je via bladwijzer info opzoeken: kies opnieuw Invoegen – Bladwijzer; alle bladwijzers worden in het dialoogvenster weergegeven. Selecteer degene die je wil en klik op “Ga naar”.

    - Statusbalk: daar heb je waarschijnlijk nog nooit op gelet, met het aanvinken van dit item, zie je helemaal onderaan je werkscherm een smalle strook, waarop een reeks gegevens staan ivm het huidige document.
    De eerste twee vakjes zijn vooral handig om vlug over te schakelen op de zoekfunctie. Dubbelklik erin en er verschijnt een pop-up met volgende moge-lijkheden:



    Met een dubbelklik op de letters OPN, kan je meteen een makro opnemen.



    Met WZG worden wijzigingen bijgehouden en kan er ook een werkbalk opduiken, die je nadien zelf moet afsluiten.

    UIT: hiermee breidt je een selectie uit, je maakt het met een tweede dubbelklik weer ongedaan.

    OVR: dit topic is al op het forum als vraag gesteld, het overschrijven. Met dubbelklik wordt het geactiveerd, op dezelfde manier terug uitgezet.

    Meestal zien de meesten Nederlands staan in het laatste hokje, ofwel een boekje. Met een dubbelklik kan je aanpassingen doen voor de spellingscontrole.



    - scherminfo: hiermee bepaal je of de kleine popups verschijnen als je met je muisaanwijzer boven een onderdeel van een werkbalk item komt

    - tekst met animatie: spreekt voor zich, niet nodig als je wil printen, dansende lettertjes zijn daar niet zo welkom.

    - horizontale en vertikale schuifbalk: indien aangevinkt kan je zonder scrollen over en weer gaan in de respectievelijke richtingen. Vooral handig bij grote documenten of als de pagina liggend moet gebruikt worden.

    - tijdelijke aanduiding voor figuren: zet je hier een vinkje, dan worden figuren niet weergegeven, wél wordt de plaats aangeduid. Vooral handig bij erg grote documenten om het laden ervan te versnellen.

    - veldcodes: Hiermee geeft u in documenten veldcodes weer in plaats van veldresultaten. Er wordt bijvoorbeeld { DATE \@ "MMMM d, jjjj" } weergegeven in plaats van 21 juni ’06. Als u veldresultaten wilt weergeven in plaats van veldcodes, schakelt u dit selectievakje uit.

    - Niet afdrukbare tekens
    De niet afdrukbare tekens, zoals spaties, tabs, alineamarkeringen, etc die je wél wil zien in je document. Het - teken bovenaan in het menu, laat je alles zien, uitgeklikt, merk je niks meer.

    Opties voor afdrukweergave en web lay-out

    - tekeningen: objecten gemaakt met de tekenfuncties van Word kunnen in afdrukweergave of in weergave voor webpagina’s bekeken worden. Wil je afbeeldingen verbergen, schakel dan dit vakje uit, zo kan je sneller bladeren in documenten met veel illustraties.

    - Objectankers: objectankers die gekoppeld zijn aan bepaalde aliniea’s worden weergegeven

    - Tekst afbakeningen: tekst wordt met een stippellijntje “ingekaderd”

    - Vertikale liniaal: deze staat aan de linkerkant van je werkscherm, je moet die wel selecteren in het menu ‘Beeld’;
    Opties voor overzichts- en normale weergave
    - Maximale breedte: de tekst wordt over de hele breedte van het scherm weer-gegeven, om de afdrukweergave te zien moet je dit uitschakelen. Het kan ook via het menu ‘Beeld’

    - Conceptlettertype: niet geselecteerd wordt vooral de opmaak vet of onderlijnd weergegeven en de afbeeldingen als lege markering. Aangevinkt krijg je de uitgebreide opmaak te zien.

    - Opmaakgebied: wil je een deel van het scherm reserveren om de opmaak van het document te zien, zet je hier een waarde in, bv 5 cm

    Dit hele stuk behandelt dus enkel wat je te zien kan krijgen op je scherm, niet wat er op het papier zal geprint worden!

    Algemeen

    Hier gaat het om algemene voorkeuren:



    - achtergrondpaginering kan niet uitgeschakeld worden, de pagina’s worden sowieso geteld;

    - wie heimwee heeft naar Wordperfect onder Dos kan het blauwe scherm met de witte letters laten weergeven

    - feedback met geluid en animatie zijn enkele extraatjes waarbij geluid of een animatie wordt weergegeven bij bepaalde bewerkingen, zoals bv opslaan van documenten : je ziet dan een klein disketje verschijnenen in de statusbalk

    - conversie bevestigen bij openen: door dit uit te vinken wordt automatisch de conversie van een ander documentstype uitgevoerd; gemarkeerd moet je zelf het conversietype aanduiden

    - automatisch koppelingen bijwerken bij openen: andere bestanden die van belang zijn voor je document worden automatisch bijgewerkt

    - bericht bijvoegen: dit gebruik je als je het document aan een e-mailbericht wil koppelen, wil je het als dusdanig in je e-mailbericht zien (dus niet als bijvoegsel), schakel dit dan uit

    - laatst gebruikte bestanden: wil je bv de laatste 10 opgemaakte documenten in het geheugen laten, vul dan 10 in. In het Menu – Bestand kan je dan onderaan de 10 laatste documenten op rij zien en van daaraf openen.

    - Wil je de toetsencombinaties van wordperfect onder DOS verder gebruiken? Vink dit dan aan, onderaan in je statusbalk zal je de letters WPH te zien krijgen.

    - Om verder te gaan in word perfect: dit dient om de toetsen PageUp, Page-Down, Home, End en Esc als functie te gebruiken

    - De maateenheid is hier nog altijd de centimeter: cm dus

    - Webopties en e-mailopties slaan we hier best over, vanwege de grootte van dit document

    Bewerken



    - selectie overschrijven aangevinkt, geeft het volledig overschrijven van de
    geselecteerde tekst, uitgevinkt zal het voor de muisaanwijzer erbij geplaatst worden

    - slepen en neerzetten: bij het selecteren van een tekst kan je die verplaatsen door zo op het geselecteerde deel te staan, dat de muisaanwijzer een pijl naar links wordt. Zo kan je de hele selectie verplaatsen naar de gewenste plek. Samen met ctrl zal de tekst gekopieerd worden

    - INS gebruiken voor plakken: gekopieerde tekst kan met de insert-toets van het klembord in het document geplakt worden

    - Overschrijfmodus: door op OVR onderaan in de statusbalk te dubbelklikken kan je teken per teken overschrijven, tot je terug dubbelklikt op OVR om het uit te schakelen

    - Slim knippen en plakken: extra spaties worden toegevoegd of verwijderd bij het kopiëren van het klembord of het verwijderen van tekst.

    - TABS en BACKSPACE: door dit aangevinkt te laten, krijg je bij elke druk op die toetsen grotere insprongen.

    - Hoofdletters met accenten toestaan: vooral toepasselijk bij vreemde talen, bv Frans

    - Bij selecteren automatisch het hele woord selecteren: aangevinkt betekent dit dat een woord plus de volgende spatie wordt geselecteerd als het wordt aangeklikt

    - Deze optie is enkel mogelijk in Webweergave: door te klikken kan je bepaalde onderdelen van lay-out aanklikken om toe te passen: centreren, uitlijnen, tekstomloop…

    - Als je het vorige item hebt aangevinkt, wordt automatisch de opmaak van dit opmaakprofiel gebruikt.

    Afdrukken

    Afdrukopties



    - concept: dit wordt door sommige printers niet altijd ondersteund, aangevinkt wordt een document met minimale opmaak afgedrukt, zuinig dus en ideaal voor testprints

    - velden bijwerken: vooral belangrijk voor bv een document dat naar verschillende personen wordt geadresseerd, het adresveld en aanspreking wordt telkens bijgewerkt (aangepast)

    - koppelingen bijwerken: zelfde als bij vorige, alle koppelingen worden bijgewerkt voor het document wordt afgedrukt

    - formaat wijzigen: in onze contreien is A4 het type dat het meeste wordt gebruikt, in andere landen is dat “Letter”. Aan de opmaak wordt niets veranderd, de printer past zich enkel aan aan het papierformaat.

    - Afdrukken op achtergrond: aangevinkt gebeurt het afdrukken terwijl je gewoon verder werkt aan je document. Het vertraagt het systeem wel omdat er extra geheugen wordt gebruikt

    - Postscript over tekst: handig om geconverteerde documenten van Word naar Mactintosh over te brengen, als er een watermerk of een ps-code in verwerkt zit.

    - Omgekeerde volgorde: bij lijvige documenten met tientallen pagina’s is het lastig om alle vellen terug in de juiste volgorde te zetten. Op deze manier komt de eerste pagina gewoon bovenaan te liggen, de laatste onderaan, zoals het hoort.

    Inclusief

    - documenteigenschappen: na het afdrukken van het document wordt een aparte pagina geprint met de documenteigenschappen zoals je die kan terugvinden bij de eigenschappen van het bestand in je verkenner

    - veldcodes: Hiermee drukt u veldcodes af in plaats van veldresultaten. Er wordt bijvoorbeeld { TIME \@ "d MMMM yyyy" } afgedrukt in plaats van 20 juni ’06

    - opmerkingen: deze worden aan het einde van het document op een aparte pagina geprint

    - verborgen tekst: deze wordt dus niet weergegeven op het geprinte document, in plaats daarvan zie je een stippellijn

    - tekenobjecten: wil je bepaalde tekeningen in Word gemaakt niet mee laten afdrukken, vink dit dan uit.

    Opties alleen voor huidig document

    Vanaf een formulier worden enkel de gegevens hieruit afgedrukt, niet het document zelf.

    Standaard papierlade

    Gebruik de instellingen van de printer als die er de nodige software voor heeft, anders gebruik je best de keuze automatisch.

    Opslaan



    - altijd reservekopie maken: het éne sluit het andere uit! Als je voor dit kiest wordt elke keer een reservekopie van het document gemaakt, met de extensie .WBK. Een volgende keer dat je het document bewerkt, wordt het vorige door de nieuwe reservekopie vervangen. De optie “snel opslaan” kan dan niet gebruikt worden, omdat enkel het volledige document wordt bewaard.

    - Snel opslaan: hiermee versnelt u het opslaan omdat enkel wijzingen worden bewaard, is ook meer ruimtebesparend

    - Documenteigenschappen opvragen: als je de eerste keer het document opslaat met deze optie kan je gegevens invoeren bij de eigenschappen (auteur, titel, etc). Dàt wat je kan zien als je bij een ontvangen bestand naar de eigenschappen ervan vraagt.

    - Vragen of normal.dot moet worden opgeslagen: hier heb je een kleine beveiliging tegen indringers binnen je office. Laat normal.dot nooit aanpassen! Maak je zelf een opmaaksjabloon, geef het dan een eigen, nieuwe naam.

    - True Type lettertypen insluiten: dit is in feite overbodig omdat deze meestal in de nieuwere versies van office al inbegrepen zijn.

    - Alleen in gebruik zijnde tekens insluiten: is enkel actief als het vorige is aangevinkt

    - Alleen gegevens voor formulieren opslaan: enkel de gegevens van een online formulier worden opgeslagen in een bestand, gescheiden door koppeltekens. Zo is het bruikbaar voor een database.

    - Opslaan op achtergrond: het document waaraan je werkt wordt tijdens het bewerken regelmatig opgeslagen, je ziet dan even de animatie met een diskette in je statusbalk.

    - Auto-herstelinformatie: vooral als je heel veel met documenten werkt en die later ook nog wil terugvinden na een systeemcrash of electriciteitspanne. Je kan de tijdsintervallen instellen van 1 – 120 minuten. Ook te zien in de statusbalk, ideaal zou 1 minuut zijn, maar is nauwelijks te verwezenlijken vanwege het processorgebruik en de ruimte, 10 – 20 minuten is “werkbaar”. Een deel van je werk kan wel verloren raken, maar zeker niet alles!

    - Word- bestanden opslaan als: normaal gezien is dat natuurlijk Word – doc, maar je kan ook opslaan als RTF, html of txt.

    - Functies uitschakelen die niet door Word 97 worden ondersteund: aangevinkt kan het document dus door vorige versies van office bekeken worden zonder verlies van opmaak.

    - Opties voor delen van… (naam van je huidige document, in mijn geval dit hier dus): hiermee kan je ofwel je wachtwoord instellen, zodat buitenstaanders het niet kunnen lezen, met als extra optie: alleen lezen aangevinkt, zodat het wel gelezen maar niet bewerkt kan worden door anderen, maar wél bekeken!

    Spelling en grammatica



    - spellingcontrole tijdens typen: zou best enkel aangevinkt staan als je niet zeker bent van je taalkundige prestaties, al die rode krulletjes werken danig storend tijdens het werk!

    - Spelfouten in dit document niet aangeven: als het eerste staat aangevinkt kan je toch komaf maken met de rode krulletjes en ze niet laten weergeven. Wees gerust, al dat rood komt niet in je afdruk!

    - Altijd correcties voorstellen: bij een fout of twijfels: ervaring heeft hier al geleerd dat je op deze manier wel heel rare zinswendingen kan bekomen! De voorgestelde correcties zijn items die in de woordenlijst (custom.dic) opgeslagen zijn.

    - Alleen suggesties uit de hoofdwoordenlijst: vink dit uit als je aangepaste woordenlijsten hebt staan, heb je die niet, laat het dan aangeduid staan.

    - Woorden in hoofdletters, getallen en internetadressen negeren: om het lezen te vergemakkelijken, vink je die best alle drie aan, omdat deze niet tot het gewone taalgebruik horen.

    - Aangepaste woordenlijst: in het vakje zie je custom.dic staan, dit is de standaard woordenlijst. Je kan zelf ook woordenlijsten maken, maar telkens met een beperking (juiste aantal ben ik even kwijt). Geef die woordenlijsten dan ook een geschikte naam!

    - Grammatica tijdens typen controleren: staat om zelfde reden als hierboven uitgevinkt bij mij, dus automatisch zal het tweede ook niet opgelicht worden.

    - Grammatica tegelijk met spelling controleren: staat hier wél aangevinkt. Waarom? Als ik echt zeker wil zijn kan ik via het menu Extra – spelling en grammatica-controle laten uitvoeren over het hele document. Dit kan ook met de toets F7. Dit is dus éénmalig, je hoeft niet alle notities te controleren, het dient enkel als extra hulpje.

    - Leesbaarheidsstatistieken: dit kan je opvragen na de vorige controle. Sommige suggesties zijn best te pruimen.

    - Drukknop: document controleren: deze voert de controle op spelling en grammatica met één muisklik uit. Woorden die je hierbij negeert, worden volgende keer terug op de proppen gebracht. Kies dus voor accepteren of aanpassen om dat te vermijden.

    - Schrijfstijl: je hebt hier keuze tussen een persoonlijke versie, waarbij je de instellingen kan bepalen ; en een technisch-wetenschappelijke, commercieel, strikt, zakelijk.. kies maar uit!

    Wijzigingen bijhouden

    Dit tabblad is nogal duidelijk denk ik: krijg je een document dat je moet aanpassen, kan je je instellingen hier vastleggen, zodat de oorspronkelijke auteur kan zien wàt er juist is aangepast – veranderd – verbeterd.

    Gebruiksinformatie

    Net als het vorige, je kan hier je eigen gegevens invoeren, met de naam waaronder je wil “gelezen” worden, je initialen en je adres met de nodige gegevens. Handig bij het sturen van omzendbrieven, kaartjes naar meerdere personen, enz

    Compatibiliteit



    Wie heimwee heeft naar vorige versies van Word, kan hier spelen met de instellingen en vinkjes naar hartelust zetten. Klik je op OK dan worden die enkel toegepast op het huidige document. Wil je de instellingen voor al je werk, dan moet je op de knop Standaard onderaan klikken. Je krijgt dan melding dat dit een invloed heeft op het sjabloon Normal.dot. Dat komt omdat je dat in een vorig tabblad aangevinkt hebt om niet te laten overschrijven, in jouw geval mag het dus wél.

    Bestandslocaties

    Wil je zelf uitmaken waar al je documenten moeten bewaard worden, hiér is je kans!
    Klik het item aan en daarna op Wijzigen, je kan je exacte locatie uitkiezen.



    Oef! Een hele klus? Ja, maar je hebt zowat de hele Word-toepassing naar eigen hand gezet nu. Dezelfde dingen kun je natuurlijk ook via het menu, maar hier heb je wel alles bij elkaar.

    Meer tips voor Word volgen nog!
    U kijkt toch ook?

    Succes!

    © 2006 Compuchrisje voor minatica.be