lucske
1 October 2005, 12:12
Het verliezen van mailgegevens, zoals je adresboek en e-mailberichten, is een uiterst vervelende zaak. Al de moeite die je in het sorteren van je mails en het in orde houden van je adresboek had gestoken, is in een oogwenk allemaal voor niets geweest. Of toch niet? Ben je bedacht op problemen met je computer en sla je daarom de gegevens van Outlook Express regelmatig op, dan mag je op twee oren slapen. In deze workshop leggen we je uit hoe je zo'n back-up van je gegevens maakt en hoe je die in geval van nood weer snel kan terugplaatsen.
Stap 1 Een andere opslagmap
Weinig mensen zijn bekend met de mogelijkheid om de map waarin je mail bewaard wordt, zelf in te stellen. Doen er zich dan later problemen voor met je computer en legt Windows het loodje, dan ben je toch al zeker dat je gegevens veilig zijn. Nog beter is het wanneer je deze map op een andere schijf of partitie zet. Dan kan je Windows zonder problemen opnieuw installeren en moet je je geen zorgen maken over je e-mailgegevens. Enkel je adresboek moet je nog in veiligheid brengen.
Om de locatie van je gegevensmap in te stellen, klik je in Outlook Express bovenaan op EXTRA en kies je onderaan OPTIES. Klik op het tabblad ONDERHOUD en vervolgens op de knop ARCHIEFMAP. In het venster ARCHIEF-LOCATIE dat dan verschijnt, kan je de naam aflezen van de huidige map waarin je e-mails worden opgeslagen. Klik op de knop WIJZIGEN om zelf de locatie te bepalen. Blader in het volgende venster naar de gewenste map en druk tweemaal op OK om de wijziging te bevestigen. Klik vervolgens de waarschuwing die verschijnt weg door nog een keer op OK te drukken. Sluit Outlook Express af en start het programma opnieuw op. Zodra Outlook Express opgestart is, worden alle gegevens gekopieerd naar de nieuwe map.
Stap 2 Mails op de server
In de stap hierboven hebben we onze gegevens naar een andere map geplaatst, zodat ze veilig zijn bij een crash van Windows. Maar wat als je harde schijf het begeeft? Spijtig genoeg ben je dan nog altijd je gegevens kwijt. Gelukkig is er nog een andere mogelijkheid om je mails veilig te stellen. Zodra je Outlook Express opent, logt dit programma in op de mailserver en kopieert het je nieuwe mail naar je computer. Na het kopiëren wordt de mail op de mailserver verwijderd. Maar je kan dit ook zo instellen dat je mail na het binnenhalen op je pc niet gewist wordt op de mailserver. Omdat de meeste mailservers een beperkte opslagruimte hebben, kan je dit natuurlijk niet eeuwig volhouden. Maar heb je een crash, dan is het meestal heel aangenaam dat je tenminste je mail van de voorbije week of weken nog kan inzien. Om deze instelling te veranderen, klik je bovenaan op EXTRA, gevolgd door ACCOUNTS. Ga naar het tabblad E-MAIL, selecteer daar de e-mailaccount die je wil wijzigen en klik rechts op EIGENSCHAPPEN. Kies voor het tabblad GEAVANCEERD, waar je onderaan de optie EEN KOPIE VAN BERICHTEN OP DE SERVER ACHTERLATEN ziet staan. Plaats een vinkje voor deze optie om ze in te schakelen. Daaronder kan je ook nog bepalen of je mails een aantal dagen op de server moeten blijven of verwijderd worden wanneer je ze thuis verwijdert. Om de veranderingen actief te maken, klik je achtereenvolgens op TOEPASSEN, OK en SLUITEN.
Stap 3De traditionele manier
De vorige twee stappen verkleinen weliswaar de kans op het verlies van gegevens, maar wil je helemaal zeker spelen, dan moet je je e-mail op de traditionele manier veilig stellen. Klik bovenaan op EXTRA en kies voor OPTIES. Ga naar het tabblad ONDERHOUD en klik op de knop ARCHIEFMAP. In het venster ARCHIEFLOCATIE zie je de naam van de map waar je e-mails zijn opgeslagen. Markeer dit pad met een sleepbeweging en klik er met de rechtermuisknop op. In het snelmenu selecteer je KOPIËREN, of je gebruikt de toetsencombinatie CTRL+C. Ga nu naar START en UITVOEREN. Klik met de rechtermuisknop in het veld achter OPENEN en selecteer PLAKKEN, of gebruik de toetsencombinatie CTRL+V. Klik op OK om te bevestigen. De map waar je e-mailbestanden bewaard worden, is nu geopend. Selecteer met behulp van de toetsencombinatie CTRL+A alle bestanden in de map en kopieer ze vervolgens met CTRL+C naar het klembord. Open je verkenner en blader naar een andere partitie of schijf. Maak nu een nieuwe map aan, OE Backup, en kopieer je e-mailbestanden naar deze map door de toetsencombinatie CTRL+V in te drukken. Heb je meerdere gebruikers op je computer, dan moet je dit voor alle gebruikers herhalen wil je de gegevens van iedereen veilig stellen.
Stap 4 Mail terugplaatsen
Moet je Windows of Outlook Express opnieuw installeren, dan kan je dankzij de vorige stappen snel je e-mail terugzetten. Start OUTLOOK EXPRESS op en klik bovenaan op BESTAND, IMPORTEREN en BERICHTEN. In het venster IMPORTEREN IN OUTLOOK EXPRESS kies je het e-mailprogramma waaruit je je bestanden wil importeren. In ons geval was dat MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS 6. Klik op VOLGENDE om verder te gaan. In het volgende venster selecteer je de identiteit waarvan de berichten hersteld moeten worden en klik je op OK. Is de identiteit beveiligd met een wachtwoord, dan moet je dit invoeren. Vervolgens moet je de locatie van de vroegere e-mailbestanden bepalen. Ga via de knop BLADEREN naar de map waar je e-mailbe-standen opgeslagen werden en druk op OK om te bevestigen. Druk op de knop VOLGENDE om de e-mailbestanden terug te plaatsen. Je kan eventueel nog kiezen of je alle mappen of alleen een specifieke map wil terugplaatsen.
Stap 5 Het adresboek archiveren
Nu je e-mails in veiligheid gebracht zijn, is het de beurt aan je adresboek. Alle gegevens van je adresboek worden opgeslagen in één enkel wab-bestand (Windows Address Book). Het is dus gewoon een kwestie van dat bestand te back-uppen. Om het bestand te lokaliseren, klik je op START en ZOEKEN. In het geopende venster selecteer je links ALLE BESTANDEN EN MAPPEN. In het veld DE VOLLEDIGE OF GEDEELTELIJKE BESTANDSNAAM typ je *.WAB. Controleer of bij de optie ZOEKEN IN de harde schijf vanwaar Windows draait -meestal de C-schijf - geselecteerd is. Is dit niet het geval, dan klik je op het pijltje naast het veld en selecteer je de juiste schijf. Klik vervolgens onderaan op GEAVANCEERDE OPTIES en zorg ervoor dat er een vinkje staat voor de opties SYSTEEMMAPPEN
DOORZOEKEN, SUBMAPPEN DOORZOEKEN en VERBORGEN BESTANDEN EN MAPPEN DOORZOEKEN. Met
een klik op de knop ZOEKEN begin je de zoekopdracht. Is de zoekactie voltooid, dan klik je met de rechtermuisknop op het gevonden bestand en kies je KOPIËREN. Ga met behulp van Windows Verkenner naar een andere partitie of schijf en maak een nieuwe map aan voor je adresboek. Open de map en bewaar het bestand door de toetsencombinatie CTRL+V in te drukken.
Stap 6 Het adresboek terugplaatsen
Het opnieuw importeren van je adresboek na een herinstallatie van Windows of Outlook Express is nog eenvoudiger dan bij de e-mails. Klik bovenaan het scherm op BESTAND en kies IMPORTEREN, gevolgd door ADRESBOEK. Blader in het dialoogvenster dat verschijnt naar de map waar je je adresboek bewaard had en klik onderaan op OPENEN. Je adresboek wordt nu teruggeplaatst.
Stap 7 E-mailaccounts archiveren
Je weet nu al hoe je je mail en je adresboek veilig kan stellen, maar hoe zit het met je e-mailaccounts? Niets zo vervelend als na het herinstalleren van Windows of Outlook Express al je e-mailaccounts opnieuw te moeten instellen. Je zoekt je een ongeluk naar gebruikersnamen en paswoorden. Gelukkig kan je ook deze gegevens netjes archiveren. Om een e-mailaccount te archiveren, klik je bovenaan het scherm op EXTRA en kies je onderaan het menu voor ACCOUNTS. In het dialoogvenster dat verschijnt, klik je op het tabblad E-MAIL. Onderaan zie je nu je verschillende e-mailaccounts staan. Selecteer de account die je wil archiveren en druk rechts op EXPORTEREN. In het volgende dialoogvenster kies je de map waar je de account(s) wil archiveren. Ook hier kies je best een andere par-titie of schijf om je gegevens te bewaren. Heb je de juiste map gevonden, dan druk je onderaan het venster op OPSLAAN. Beschik je over meerdere accounts, en wil je deze ook archiveren, dan moet je deze procedure voor elke account herhalen.
Stap 8 E-mailaccounts terugplaatsen
Nu je een back-up hebt van je e-mailaccounts kan je deze na een crash van Windows of Outlook Express zonder problemen terugplaatsen. Start je Outlook Express voor de eerste keer op, dan vraagt een wizard je naar de gegevens. Omdat we onze accounts vroeger gearchiveerd hebben, en het de bedoeling is deze instellingen terug te plaatsen, sluiten we de wizard af. Zodra Outlook Express opgestart is, klik je bovenaan het scherm op EXTRA en kies je in het menu dat zich opent onderaan voor ACCOUNTS. In het venster INTERNET-ACCOUNTS klik je op het tabblad E-MAIL. Normaal zouden er nog geen accounts in deze lijst mogen staan. Druk rechts in het venster op de knop IMPORTEREN. In het volgende venster open je de locatie van je gearchiveerde bestanden (*.iaf) en selecteer je het juiste bestand. Klik onderaan op OPENEN om het bestand te importeren. Wil je meerdere accounts importeren, dan herhaal je het proces voor iedere account. :)
Stap 1 Een andere opslagmap
Weinig mensen zijn bekend met de mogelijkheid om de map waarin je mail bewaard wordt, zelf in te stellen. Doen er zich dan later problemen voor met je computer en legt Windows het loodje, dan ben je toch al zeker dat je gegevens veilig zijn. Nog beter is het wanneer je deze map op een andere schijf of partitie zet. Dan kan je Windows zonder problemen opnieuw installeren en moet je je geen zorgen maken over je e-mailgegevens. Enkel je adresboek moet je nog in veiligheid brengen.
Om de locatie van je gegevensmap in te stellen, klik je in Outlook Express bovenaan op EXTRA en kies je onderaan OPTIES. Klik op het tabblad ONDERHOUD en vervolgens op de knop ARCHIEFMAP. In het venster ARCHIEF-LOCATIE dat dan verschijnt, kan je de naam aflezen van de huidige map waarin je e-mails worden opgeslagen. Klik op de knop WIJZIGEN om zelf de locatie te bepalen. Blader in het volgende venster naar de gewenste map en druk tweemaal op OK om de wijziging te bevestigen. Klik vervolgens de waarschuwing die verschijnt weg door nog een keer op OK te drukken. Sluit Outlook Express af en start het programma opnieuw op. Zodra Outlook Express opgestart is, worden alle gegevens gekopieerd naar de nieuwe map.
Stap 2 Mails op de server
In de stap hierboven hebben we onze gegevens naar een andere map geplaatst, zodat ze veilig zijn bij een crash van Windows. Maar wat als je harde schijf het begeeft? Spijtig genoeg ben je dan nog altijd je gegevens kwijt. Gelukkig is er nog een andere mogelijkheid om je mails veilig te stellen. Zodra je Outlook Express opent, logt dit programma in op de mailserver en kopieert het je nieuwe mail naar je computer. Na het kopiëren wordt de mail op de mailserver verwijderd. Maar je kan dit ook zo instellen dat je mail na het binnenhalen op je pc niet gewist wordt op de mailserver. Omdat de meeste mailservers een beperkte opslagruimte hebben, kan je dit natuurlijk niet eeuwig volhouden. Maar heb je een crash, dan is het meestal heel aangenaam dat je tenminste je mail van de voorbije week of weken nog kan inzien. Om deze instelling te veranderen, klik je bovenaan op EXTRA, gevolgd door ACCOUNTS. Ga naar het tabblad E-MAIL, selecteer daar de e-mailaccount die je wil wijzigen en klik rechts op EIGENSCHAPPEN. Kies voor het tabblad GEAVANCEERD, waar je onderaan de optie EEN KOPIE VAN BERICHTEN OP DE SERVER ACHTERLATEN ziet staan. Plaats een vinkje voor deze optie om ze in te schakelen. Daaronder kan je ook nog bepalen of je mails een aantal dagen op de server moeten blijven of verwijderd worden wanneer je ze thuis verwijdert. Om de veranderingen actief te maken, klik je achtereenvolgens op TOEPASSEN, OK en SLUITEN.
Stap 3De traditionele manier
De vorige twee stappen verkleinen weliswaar de kans op het verlies van gegevens, maar wil je helemaal zeker spelen, dan moet je je e-mail op de traditionele manier veilig stellen. Klik bovenaan op EXTRA en kies voor OPTIES. Ga naar het tabblad ONDERHOUD en klik op de knop ARCHIEFMAP. In het venster ARCHIEFLOCATIE zie je de naam van de map waar je e-mails zijn opgeslagen. Markeer dit pad met een sleepbeweging en klik er met de rechtermuisknop op. In het snelmenu selecteer je KOPIËREN, of je gebruikt de toetsencombinatie CTRL+C. Ga nu naar START en UITVOEREN. Klik met de rechtermuisknop in het veld achter OPENEN en selecteer PLAKKEN, of gebruik de toetsencombinatie CTRL+V. Klik op OK om te bevestigen. De map waar je e-mailbestanden bewaard worden, is nu geopend. Selecteer met behulp van de toetsencombinatie CTRL+A alle bestanden in de map en kopieer ze vervolgens met CTRL+C naar het klembord. Open je verkenner en blader naar een andere partitie of schijf. Maak nu een nieuwe map aan, OE Backup, en kopieer je e-mailbestanden naar deze map door de toetsencombinatie CTRL+V in te drukken. Heb je meerdere gebruikers op je computer, dan moet je dit voor alle gebruikers herhalen wil je de gegevens van iedereen veilig stellen.
Stap 4 Mail terugplaatsen
Moet je Windows of Outlook Express opnieuw installeren, dan kan je dankzij de vorige stappen snel je e-mail terugzetten. Start OUTLOOK EXPRESS op en klik bovenaan op BESTAND, IMPORTEREN en BERICHTEN. In het venster IMPORTEREN IN OUTLOOK EXPRESS kies je het e-mailprogramma waaruit je je bestanden wil importeren. In ons geval was dat MICROSOFT OUTLOOK EXPRESS 6. Klik op VOLGENDE om verder te gaan. In het volgende venster selecteer je de identiteit waarvan de berichten hersteld moeten worden en klik je op OK. Is de identiteit beveiligd met een wachtwoord, dan moet je dit invoeren. Vervolgens moet je de locatie van de vroegere e-mailbestanden bepalen. Ga via de knop BLADEREN naar de map waar je e-mailbe-standen opgeslagen werden en druk op OK om te bevestigen. Druk op de knop VOLGENDE om de e-mailbestanden terug te plaatsen. Je kan eventueel nog kiezen of je alle mappen of alleen een specifieke map wil terugplaatsen.
Stap 5 Het adresboek archiveren
Nu je e-mails in veiligheid gebracht zijn, is het de beurt aan je adresboek. Alle gegevens van je adresboek worden opgeslagen in één enkel wab-bestand (Windows Address Book). Het is dus gewoon een kwestie van dat bestand te back-uppen. Om het bestand te lokaliseren, klik je op START en ZOEKEN. In het geopende venster selecteer je links ALLE BESTANDEN EN MAPPEN. In het veld DE VOLLEDIGE OF GEDEELTELIJKE BESTANDSNAAM typ je *.WAB. Controleer of bij de optie ZOEKEN IN de harde schijf vanwaar Windows draait -meestal de C-schijf - geselecteerd is. Is dit niet het geval, dan klik je op het pijltje naast het veld en selecteer je de juiste schijf. Klik vervolgens onderaan op GEAVANCEERDE OPTIES en zorg ervoor dat er een vinkje staat voor de opties SYSTEEMMAPPEN
DOORZOEKEN, SUBMAPPEN DOORZOEKEN en VERBORGEN BESTANDEN EN MAPPEN DOORZOEKEN. Met
een klik op de knop ZOEKEN begin je de zoekopdracht. Is de zoekactie voltooid, dan klik je met de rechtermuisknop op het gevonden bestand en kies je KOPIËREN. Ga met behulp van Windows Verkenner naar een andere partitie of schijf en maak een nieuwe map aan voor je adresboek. Open de map en bewaar het bestand door de toetsencombinatie CTRL+V in te drukken.
Stap 6 Het adresboek terugplaatsen
Het opnieuw importeren van je adresboek na een herinstallatie van Windows of Outlook Express is nog eenvoudiger dan bij de e-mails. Klik bovenaan het scherm op BESTAND en kies IMPORTEREN, gevolgd door ADRESBOEK. Blader in het dialoogvenster dat verschijnt naar de map waar je je adresboek bewaard had en klik onderaan op OPENEN. Je adresboek wordt nu teruggeplaatst.
Stap 7 E-mailaccounts archiveren
Je weet nu al hoe je je mail en je adresboek veilig kan stellen, maar hoe zit het met je e-mailaccounts? Niets zo vervelend als na het herinstalleren van Windows of Outlook Express al je e-mailaccounts opnieuw te moeten instellen. Je zoekt je een ongeluk naar gebruikersnamen en paswoorden. Gelukkig kan je ook deze gegevens netjes archiveren. Om een e-mailaccount te archiveren, klik je bovenaan het scherm op EXTRA en kies je onderaan het menu voor ACCOUNTS. In het dialoogvenster dat verschijnt, klik je op het tabblad E-MAIL. Onderaan zie je nu je verschillende e-mailaccounts staan. Selecteer de account die je wil archiveren en druk rechts op EXPORTEREN. In het volgende dialoogvenster kies je de map waar je de account(s) wil archiveren. Ook hier kies je best een andere par-titie of schijf om je gegevens te bewaren. Heb je de juiste map gevonden, dan druk je onderaan het venster op OPSLAAN. Beschik je over meerdere accounts, en wil je deze ook archiveren, dan moet je deze procedure voor elke account herhalen.
Stap 8 E-mailaccounts terugplaatsen
Nu je een back-up hebt van je e-mailaccounts kan je deze na een crash van Windows of Outlook Express zonder problemen terugplaatsen. Start je Outlook Express voor de eerste keer op, dan vraagt een wizard je naar de gegevens. Omdat we onze accounts vroeger gearchiveerd hebben, en het de bedoeling is deze instellingen terug te plaatsen, sluiten we de wizard af. Zodra Outlook Express opgestart is, klik je bovenaan het scherm op EXTRA en kies je in het menu dat zich opent onderaan voor ACCOUNTS. In het venster INTERNET-ACCOUNTS klik je op het tabblad E-MAIL. Normaal zouden er nog geen accounts in deze lijst mogen staan. Druk rechts in het venster op de knop IMPORTEREN. In het volgende venster open je de locatie van je gearchiveerde bestanden (*.iaf) en selecteer je het juiste bestand. Klik onderaan op OPENEN om het bestand te importeren. Wil je meerdere accounts importeren, dan herhaal je het proces voor iedere account. :)